SME CẦN BIẾT MÌNH LÀM GÌ – VÀ KHÔNG LÀM GÌ
✍️ Người soạn: Nguyễn Đăng Quang – Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và đánh giá hệ thống quản lý, tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp SME tại Việt Nam trong các dự án ISO 9001, ISO 27001 và cải tiến vận hành.
Tôi từng tham gia các chương trình cải tiến năng suất theo mô hình WISE của Nhật Bản, dự án cải tiến từ Samsung, và cộng tác đánh giá cho các tổ chức chứng nhận quốc tế như NQA và TUV SUD.
Hiểu “phạm vi hệ thống quản lý chất lượng” theo cách dễ nhất cho doanh nghiệp nhỏ (ISO 9001 – Điều khoản 4.3)
📍 “Làm hết, làm tất” – sai lầm phổ biến của doanh nghiệp nhỏ
“Khách hỏi cái gì mình cũng nhận – từ tư vấn đến thi công.”
“Khách đặt hàng ngoài ngành vẫn gật đầu cho chắc… rồi xoay sau.”
“Khi audit khách hàng đến, không biết đâu là phần thuộc hệ thống, đâu là ngoài.”
➡️ Đây là biểu hiện của việc chưa xác định rõ phạm vi hoạt động, hoặc hiểu sai về “chất lượng là phải quản hết”.
📌 Trong ISO 9001, điều khoản 4.3 yêu cầu mỗi doanh nghiệp phải xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng – tức là:
Mình đang kiểm soát chất lượng cho phần nào? Đang phục vụ hoạt động nào? Có gì nằm ngoài?
💡 SME càng nhỏ, càng cần rõ phạm vi
Vì sao?
• Vì bạn không thể làm tốt mọi thứ cùng lúc
• Vì không rõ phạm vi → không rõ trách nhiệm → đổ lỗi & mất kiểm soát
• Vì bạn cần chứng minh với khách hàng bạn đang làm đúng phần cam kết
Ví dụ:
• Nếu bạn chỉ gia công, bạn không chịu trách nhiệm về thiết kế → không nên để khách hiểu lầm
• Nếu bạn chỉ hoạt động tại TP.HCM, thì hệ thống quản lý chất lượng không cần kiểm soát cả chi nhánh ngoài Bắc (nếu có)
📌 Bài học thực tế từ MISA – Phần mềm kế toán nổi tiếng Việt Nam
📍 MISA cung cấp cả phần mềm cho doanh nghiệp – và phần mềm cho trường học, hộ kinh doanh, nhà nước.
Nhưng khi làm ISO 9001 cho từng mảng, họ tách riêng phạm vi từng khối:
• Nhóm kế toán doanh nghiệp (QMS riêng)
• Nhóm hóa đơn điện tử (có hệ thống kiểm soát riêng)
• Nhóm chứng nhận ISO 9001
→ Điều này giúp khách hàng rõ ràng, nội bộ không nhầm lẫn, và audit dễ kiểm soát.
🔍 Vậy SME cần làm gì để xác định phạm vi?
✅ Trả lời 3 câu hỏi đơn giản:
1. Doanh nghiệp của bạn đang cung cấp sản phẩm/dịch vụ gì?
2. Phạm vi hoạt động (về mặt địa lý, quy mô, quy trình) là gì?
3. Có những phần nào không nằm trong hệ thống quản lý chất lượng (ví dụ: outsourcing, dịch vụ không kiểm soát)?
📌 Mẫu viết phạm vi đơn giản:
“Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 được áp dụng cho hoạt động phát triển phần mềm theo yêu cầu khách hàng tại văn phòng chính TP.HCM. Các hoạt động gia công do bên thứ ba thực hiện không thuộc phạm vi.”
✅ SME có cần “viết ra giấy” không?
Có – nhưng không cần văn bản dài dòng.
✅ Bạn có thể thể hiện phạm vi này trong:
• Chính sách chất lượng
• Giới thiệu trên website
• Tuyên bố áp dụng ISO (nếu có)
Quan trọng là cả nội bộ – lẫn khách hàng – đều hiểu rõ phạm vi bạn đang cam kết quản lý chất lượng.
🎁 TẶNG MẪU: Tuyên bố phạm vi QMS cho doanh nghiệp nhỏ
Bạn có thể tải mẫu tại đây:
👉 https://5soffice.com.vn/vi/quan-ly.nl.html
📬 Hoặc nhắn Zalo OA “Tôi cần mẫu xác định phạm vi ISO” về số: 091.203.5885
📌 5SOffice – Đồng hành cùng SMEs xây dựng hệ thống quản lý tinh gọn & dễ áp dụng
Dịch vụ văn phòng + hỗ trợ ISO + cộng đồng startup tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng