Bài toán mở công ty chi phí thấp: thuế, địa chỉ, nhân sự và văn phòng

“Mở công ty rẻ nhất” không phải mục tiêu tốt

Một doanh nghiệp có thể đăng ký với chi phí thấp nhưng vẫn thất bại vì không đủ tiền duy trì 6 tháng.

Câu hỏi tốt hơn là: Làm thế nào để mở công ty với cấu trúc chi phí thấp nhưng vẫn đủ khả năng vận hành?

Nhóm 1: Thuế và nghĩa vụ pháp lý

Từ năm 2026, lệ phí môn bài đã được chấm dứt.

SME đăng ký kinh doanh lần đầu có thể thuộc diện miễn TNDN 3 năm nếu đáp ứng điều kiện.

Doanh nghiệp có doanh thu không quá 10 tỷ đồng cũng cần kiểm tra chính sách giảm 30% số thuế TNDN phải nộp của kỳ tính thuế 2026 và 2027.

Ưu đãi chỉ có giá trị khi doanh nghiệp hạch toán đúng, theo dõi doanh thu, lưu hồ sơ và áp dụng đúng điều kiện.

Nhóm 2: Kế toán và hành chính

Không nên tiết kiệm bằng cách bỏ kế toán. Nhưng doanh nghiệp 3 người chưa chắc cần phòng kế toán nội bộ.

Có thể dùng kế toán thuê ngoài, phần mềm kế toán, dịch vụ hóa đơn, chữ ký số và lưu hồ sơ điện tử.

Nhóm 3: Nhân sự

Trước mỗi vị trí, hãy hỏi:

• công việc có đủ tải cho một người toàn thời gian không;
• có thể dùng freelancer hoặc dịch vụ ngoài không;
• vị trí có trực tiếp tạo doanh thu hoặc giảm rủi ro không;
• nếu doanh thu giảm, doanh nghiệp có duy trì được 6 tháng không.

Những vị trí cốt lõi nên được giữ bên trong. Chức năng hỗ trợ có thể linh hoạt hơn.

Nhóm 4: Công nghệ

Có thể bắt đầu bằng email doanh nghiệp, cloud drive, phần mềm kế toán, CRM đơn giản, công cụ họp trực tuyến, quản lý công việc và bảo mật tài khoản.

Khi quy trình rõ hơn, mới nâng cấp.

Nhóm 5: Địa chỉ doanh nghiệp

Địa chỉ phải phù hợp pháp lý và vận hành. Không nên chọn căn hộ để ở làm văn phòng chỉ vì rẻ.

Sau Nghị định 339/2026/NĐ-CP, việc kiểm tra công năng càng quan trọng.

Một địa chỉ tốt cần có công năng phù hợp, hợp đồng rõ, nhận được thư, khách tìm được và có thể duy trì ổn định.

Nhóm 6: Văn phòng

Văn phòng riêng hợp lý khi nhân sự làm tại chỗ thường xuyên, cần bảo mật, khách đến nhiều hoặc quy mô đã ổn định.

Mô hình linh hoạt phù hợp khi team nhỏ, làm hybrid, đang thử thị trường hoặc chỉ gặp khách theo lịch.

Có thể tham khảo văn phòng ảo theo Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM.

Nhóm 7: Marketing và bán hàng

Doanh nghiệp mới không có khách hàng thì mọi khoản tiết kiệm khác đều mất ý nghĩa.

Nên giữ ngân sách cho website, content, quảng cáo thử nghiệm, CRM, chăm sóc lead và referral.

Mẫu tư duy phân bổ ngân sách

Có thể chia thành ba lớp:

Lớp bắt buộc

Pháp lý, kế toán, thuế, bảo hiểm khi có nghĩa vụ, bảo mật tối thiểu.

Lớp vận hành

Công nghệ, nhân sự, địa chỉ, văn phòng, thiết bị.

Lớp tăng trưởng

Marketing, bán hàng, sản phẩm, tuyển dụng chiến lược.

Không nên để lớp vận hành nuốt hết tiền tăng trưởng.

Ví dụ

Startup 4 người làm hybrid có thể chưa cần văn phòng 60–100 m².

Thay vào đó, doanh nghiệp có thể dùng văn phòng ảo, đặt phòng họp khi cần, dùng SaaS, thuê kế toán ngoài và dành vốn cho marketing và sản phẩm.

Khi doanh thu và đội ngũ ổn định hơn, mới đánh giá lại mô hình văn phòng.

Kết luận

Mở công ty chi phí thấp không có nghĩa là chọn mọi thứ rẻ nhất.

Đó là giữ chi phí cố định thấp, không cắt chức năng quan trọng, dùng dịch vụ linh hoạt và giữ tiền cho khách hàng, sản phẩm và tăng trưởng.