SME cần chuẩn bị gì để tham gia gói thầu sử dụng ngân sách nhà nước?

Cơ hội chỉ có giá trị khi doanh nghiệp đủ sẵn sàng

Nghị quyết 198/2025/QH15 mở thêm cơ hội cho SME khi quy định một số gói thầu sử dụng ngân sách nhà nước có giá không quá 20 tỷ đồng được dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nhưng để biến cơ hội thành doanh thu thật, doanh nghiệp cần chuẩn bị nhiều hơn một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

1. Kiểm tra lại tư cách pháp lý

Trước tiên, doanh nghiệp nên rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề, người đại diện, địa chỉ, giấy phép chuyên ngành, chứng chỉ, nghĩa vụ thuế và tình trạng hoạt động.

Những lỗi nhỏ trong hồ sơ pháp lý có thể làm doanh nghiệp mất cơ hội ngay từ đầu.

2. Xây hồ sơ năng lực ngay cả khi chưa đi thầu

Hồ sơ năng lực không nên chỉ được làm khi có gói thầu.

Doanh nghiệp nên duy trì một bộ tài liệu cập nhật gồm giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm dịch vụ, đội ngũ chủ chốt, khách hàng, hợp đồng tiêu biểu, dự án đã thực hiện, quy trình chất lượng, chứng nhận, thiết bị và năng lực cung ứng.

Khi có cơ hội, doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể.

3. Làm kế toán và báo cáo tài chính bài bản

Một doanh nghiệp nhỏ có thể bán hàng tốt nhưng hồ sơ kế toán yếu. Đây là rủi ro lớn khi tham gia các hợp đồng chính thức.

Doanh nghiệp cần ghi nhận doanh thu đúng, theo dõi công nợ, quản lý chứng từ, tách tiền cá nhân và tiền công ty, duy trì báo cáo và kê khai thuế đúng hạn.

Kế toán không chỉ để nộp thuế. Nó còn là bằng chứng về năng lực doanh nghiệp.

4. Xây kinh nghiệm từ hợp đồng nhỏ

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, SME có thể bắt đầu từ hợp đồng tư nhân nhỏ, khách hàng doanh nghiệp, dự án phụ trợ, vai trò nhà thầu phụ hoặc hợp tác với đối tác lớn hơn.

Mỗi hợp đồng hoàn thành tốt sẽ trở thành dữ liệu cho hồ sơ năng lực sau này.

5. Đừng đánh giá thấp dòng tiền

Gói thầu trị giá vài tỷ đồng không có nghĩa doanh nghiệp được thanh toán ngay vài tỷ.

Trong quá trình thực hiện có thể phát sinh bảo lãnh, mua hàng trước, trả lương, chi phí vận chuyển, nghiệm thu và thời gian thanh toán.

SME cần lập dòng tiền trước khi quyết định tham gia. Một hợp đồng lớn có thể làm doanh nghiệp thiếu tiền nếu cấu trúc vốn không phù hợp.

6. Phân tích năng lực thật, không phải năng lực trên brochure

Hãy hỏi: có đủ người không, có đủ máy móc không, có nguồn hàng không, nhà cung cấp có ổn định không, có đủ tiền thực hiện không, nếu dự án trễ thì chịu được bao lâu, có phương án dự phòng không.

Không nên trúng một hợp đồng vượt quá khả năng kiểm soát.

7. Chuẩn hóa quy trình nội bộ

Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng nên có tối thiểu quy trình phê duyệt, quản lý hợp đồng, quản lý mua hàng, kiểm soát chất lượng, lưu hồ sơ, phân quyền, quản lý thay đổi và xử lý khiếu nại.

Điều này giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào một cá nhân.

8. Chuẩn bị hình ảnh doanh nghiệp phù hợp

Khi làm việc với khách hàng tổ chức hoặc cơ quan, hình ảnh chuyên nghiệp tạo thêm độ tin cậy.

Không nhất thiết phải thuê văn phòng lớn, nhưng doanh nghiệp nên có địa chỉ rõ ràng, email doanh nghiệp, website, số điện thoại, hồ sơ giới thiệu và nơi tiếp khách khi cần.

Nếu chưa cần mặt bằng riêng, có thể tham khảo văn phòng ảo và hệ thống tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM.

9. Theo dõi cơ hội thường xuyên

Doanh nghiệp nên phân công người theo dõi kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thông báo mời thầu, lĩnh vực phù hợp, địa bàn, yêu cầu năng lực và thời hạn.

Nếu chỉ biết đến cơ hội vài ngày trước hạn, khả năng chuẩn bị hồ sơ tốt sẽ thấp.

10. Chọn đúng gói thầu quan trọng hơn tham gia nhiều

SME không nên nộp hồ sơ cho mọi gói thầu có thể nhìn thấy.

Nên chọn gói phù hợp với năng lực cốt lõi, địa bàn, kinh nghiệm, quy mô, dòng tiền và khả năng giao hàng.

Một chiến lược chọn lọc thường hiệu quả hơn việc tham gia tràn lan.

Kết luận

Chính sách mới giúp SME có thêm cánh cửa bước vào thị trường mua sắm công.

Nhưng cánh cửa này có giá trị nhất với doanh nghiệp đã xây nền tảng: pháp lý rõ, tài chính minh bạch, năng lực thực và quy trình đủ tốt.

Đó cũng là lý do doanh nghiệp nên vận hành bài bản ngay từ khi còn nhỏ.

Nguồn tham khảo

• Nghị quyết 198/2025/QH15.
• Nghị quyết 139/NQ-CP.