Thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ và thông tin gì?

Chuẩn bị đầy đủ thông tin ngay từ đầu giúp quá trình đăng ký doanh nghiệp thuận lợi hơn, đồng thời hạn chế phải sửa đổi hồ sơ hoặc thay đổi giấy phép ngay sau khi công ty được thành lập.

Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp đang áp dụng, hồ sơ cụ thể phụ thuộc loại hình doanh nghiệp và đặc điểm của người thành lập. Tuy nhiên, phần lớn trường hợp đều cần chuẩn bị một nhóm thông tin nền tảng dưới đây.

Bài viết mang tính hướng dẫn chuẩn bị ban đầu, không thay thế ý kiến pháp lý hoặc xác nhận hồ sơ cho từng trường hợp.

1. Chọn loại hình doanh nghiệp

Trước tiên, người thành lập cần xác định mô hình phù hợp, thường gặp gồm:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Công ty cổ phần.
• Công ty hợp danh.
• Doanh nghiệp tư nhân.

Việc lựa chọn ảnh hưởng đến số lượng người góp vốn, cơ cấu quản lý, trách nhiệm tài sản, khả năng chuyển nhượng vốn và phương án huy động vốn sau này.

Với doanh nghiệp nhỏ do một cá nhân sở hữu, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thường là mô hình dễ tổ chức. Trường hợp có nhiều người cùng góp vốn, cần cân nhắc giữa công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.

2. Tên doanh nghiệp dự kiến

Nên chuẩn bị ít nhất hai hoặc ba phương án tên để dự phòng trường hợp tên mong muốn bị trùng, gây nhầm lẫn hoặc không phù hợp với quy định.

Thông tin cần xác định gồm:

• Loại hình doanh nghiệp.
• Tên riêng bằng tiếng Việt.
• Tên bằng tiếng nước ngoài nếu có.
• Tên viết tắt nếu có.

Tên trên biển hiệu, hồ sơ giao dịch, hóa đơn, tài khoản và các kênh truyền thông nên được kiểm tra đồng bộ ngay từ đầu.

3. Địa chỉ trụ sở chính

Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp tại Việt Nam và cần được xác định rõ theo địa giới hành chính. Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Số nhà, tầng hoặc khu vực sử dụng.
• Tên tòa nhà nếu có.
• Tên đường.
• Phường, xã.
• Tỉnh hoặc thành phố.
• Giấy tờ hoặc thỏa thuận chứng minh quyền sử dụng địa chỉ khi cần.
• Đầu mối tiếp nhận thư từ và hồ sơ gửi đến.

Không nên sử dụng một địa chỉ chỉ để hoàn thiện giấy tờ nhưng không có khả năng liên hệ hoặc không phù hợp với mục đích thực tế. Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra công năng của địa điểm và các hạn chế áp dụng đối với căn hộ chung cư hoặc khu vực chỉ có mục đích để ở.

Doanh nghiệp chưa cần văn phòng cố định có thể tham khảo dịch vụ văn phòng ảo 5SOffice để lựa chọn địa chỉ tại Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP.HCM và làm rõ phạm vi sử dụng trước khi ký hợp đồng.

4. Ngành, nghề kinh doanh

Người thành lập cần liệt kê hoạt động dự kiến trong giai đoạn đầu và những hoạt động có khả năng triển khai trong tương lai gần.

Khi chuẩn bị, nên phân biệt:

• Ngành nghề kinh doanh thông thường.
• Ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
• Ngành nghề yêu cầu chứng chỉ, giấy phép con, vốn pháp định hoặc điều kiện về cơ sở vật chất.
• Hoạt động thực tế nhưng chưa cần đăng ký ngay.

Không nên đăng ký quá ít khiến doanh nghiệp phải bổ sung ngay sau khi hoạt động. Ngược lại, việc ghi quá nhiều ngành không liên quan cũng làm hồ sơ thiếu tập trung và gây khó khăn khi giải trình hoạt động.

5. Vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn

Cần xác định:

• Tổng vốn điều lệ.
• Phần vốn của từng thành viên hoặc cổ đông.
• Loại tài sản dùng để góp vốn.
• Thời hạn và khả năng góp đủ vốn.
• Tỷ lệ biểu quyết tương ứng.

Vốn điều lệ không chỉ là con số trên giấy tờ. Đây còn là căn cứ liên quan đến trách nhiệm của chủ sở hữu hoặc thành viên trong phạm vi vốn góp, mức lệ phí môn bài theo quy định từng thời kỳ và năng lực tài chính khi giao dịch với đối tác.

6. Người đại diện theo pháp luật

Thông tin thường cần chuẩn bị gồm:

• Họ và tên.
• Ngày sinh.
• Quốc tịch.
• Số giấy tờ pháp lý cá nhân.
• Địa chỉ liên lạc.
• Chức danh.
• Phạm vi đại diện nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện.

Người đại diện nên là người có khả năng xử lý công việc thường xuyên, ký kết hồ sơ và phối hợp với cơ quan, ngân hàng, đối tác khi phát sinh yêu cầu.

7. Thông tin thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu

Tùy loại hình, cần chuẩn bị giấy tờ và thông tin của:

• Chủ sở hữu công ty.
• Thành viên góp vốn.
• Cổ đông sáng lập.
• Người đại diện theo ủy quyền.
• Tổ chức góp vốn, nếu có.

Với tổ chức tham gia góp vốn, hồ sơ thường phức tạp hơn cá nhân và có thể cần quyết định góp vốn, giấy tờ pháp lý của tổ chức cùng văn bản cử người đại diện.

8. Giấy tờ pháp lý cá nhân hoặc tổ chức

Đối với cá nhân, thông tin thường được lấy từ căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý còn hiệu lực.

Đối với tổ chức, có thể cần:

• Giấy tờ pháp lý của tổ chức.
• Quyết định góp vốn.
• Văn bản cử người đại diện.
• Giấy tờ của người đại diện.
• Tài liệu hợp pháp hóa hoặc dịch thuật đối với hồ sơ nước ngoài.

Bản chụp cần rõ ràng, còn hiệu lực và thống nhất với thông tin kê khai.

9. Điều lệ và thỏa thuận nội bộ

Điều lệ không nên chỉ được xem là tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ. Đây là văn bản nền tảng về:

• Quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông.
• Cơ cấu quản lý.
• Nguyên tắc biểu quyết.
• Chuyển nhượng vốn.
• Phân chia lợi nhuận.
• Xử lý tranh chấp.
• Quyền ký kết và đại diện.

Các nhóm sáng lập nên thống nhất những nội dung này trước khi công ty bắt đầu có doanh thu hoặc phát sinh nghĩa vụ tài chính.

10. Email, số điện thoại và đầu mối nhận thông báo

Nên chuẩn bị một email doanh nghiệp và số điện thoại có người theo dõi thường xuyên. Đồng thời xác định:

• Người nhận thư từ tại trụ sở.
• Người quản lý tài khoản đăng ký doanh nghiệp.
• Người phối hợp với kế toán.
• Người tiếp nhận thông báo thuế, ngân hàng và hóa đơn.

Một địa chỉ trụ sở tốt cần đi cùng quy trình nhận thông tin rõ ràng.

Checklist trước khi nộp hồ sơ

• Đã chốt loại hình doanh nghiệp.
• Có ít nhất hai phương án tên.
• Đã xác nhận địa chỉ trụ sở.
• Đã kiểm tra ngành nghề có điều kiện.
• Đã thống nhất vốn và tỷ lệ góp.
• Đã chọn người đại diện theo pháp luật.
• Giấy tờ cá nhân hoặc tổ chức còn hiệu lực.
• Thông tin giữa các tài liệu thống nhất.
• Đã chuẩn bị điều lệ và thỏa thuận nội bộ.
• Có email, số điện thoại và đầu mối nhận hồ sơ.
• Đã dự kiến phương án kế toán, hóa đơn và chữ ký số sau thành lập.

Câu hỏi thường gặp

Có cần thuê văn phòng trước khi đăng ký doanh nghiệp không?

Không nhất thiết phải thuê văn phòng làm việc cố định, nhưng cần có địa chỉ trụ sở phù hợp và được xác nhận rõ trước khi nộp hồ sơ.

Có thể thay đổi địa chỉ sau khi thành lập không?

Có thể, nhưng doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký và cập nhật các hồ sơ liên quan. Vì vậy nên chọn địa chỉ có khả năng sử dụng ổn định.

Nên đăng ký bao nhiêu ngành nghề?

Nên đăng ký đủ cho kế hoạch hoạt động thực tế và giai đoạn mở rộng gần, đồng thời kiểm tra riêng các ngành nghề có điều kiện.

Vốn điều lệ có phải nộp vào cơ quan đăng ký không?

Vốn điều lệ là phần vốn các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp. Cách góp và chứng minh phụ thuộc loại hình, tài sản và yêu cầu liên quan; doanh nghiệp cần góp đúng thời hạn và lưu hồ sơ nội bộ.

Chuẩn bị địa chỉ và bộ máy ban đầu cùng 5SOffice

5SOffice hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn địa chỉ văn phòng phù hợp tại ba miền. Khách hàng đang chuẩn bị thành lập công ty có thể liên hệ để được làm rõ nhu cầu về địa chỉ, thư từ, phòng họp và kết nối đầu mối hỗ trợ thủ tục liên quan.

Hotline: 091 203 5885