Thuê văn phòng theo số người hay diện tích: cách lập hai kịch bản ngân sách

Không nên chọn phương pháp tính văn phòng theo số người hoặc theo mét vuông bằng một công thức duy nhất. Hai cách đo trả lời hai câu hỏi khác nhau: bao nhiêu vị trí làm việc cần dùng và bao nhiêu không gian hỗ trợ hoạt động đó.

Kịch bản A: bắt đầu từ công suất sử dụng chỗ ngồi

Liệt kê tổng số nhân sự, số người có mặt đồng thời trong ngày đông nhất và số vị trí phải cố định vì thiết bị hoặc dữ liệu. Với mô hình hybrid, số nhân viên trong danh sách không phải số bàn cần thuê.

Ví dụ nhóm 12 người nhưng thường chỉ 7 người có mặt đồng thời sẽ có điểm xuất phát khác nhóm 12 người trực tiếp mỗi ngày. Không dùng một tỷ lệ chiếm dụng mặc định cho tất cả doanh nghiệp.

Kịch bản B: bắt đầu từ sơ đồ diện tích chức năng

Tách khu bàn làm việc, lưu trữ, tiếp khách, họp nhóm, khu phụ trợ và lối đi. Chỉ số m²/người không phản ánh đầy đủ nếu doanh nghiệp có thiết bị lớn, khách đến thường xuyên hoặc yêu cầu riêng tư.

Hai văn phòng cùng diện tích danh nghĩa có thể khác biệt do cột, mặt bằng, hệ thống điều hòa và vị trí khu phụ trợ. Hãy khảo sát thực tế và yêu cầu thông số diện tích sử dụng trong báo giá.

So sánh hai kịch bản trên cùng kỳ hạn

Dùng một thời gian tính thống nhất, ví dụ sáu tháng; cộng phí vận hành, tiện ích, số giờ phòng họp, nội thất và điều kiện tăng giảm chỗ. Phương án ít tiền thuê niêm yết có thể đắt hơn nếu tốn thêm chi phí để tổ chức họp.

Đặt các tình huống tăng nhân sự, giảm nhân sự và duy trì hiện trạng vào ba cột. Mục tiêu là biết chi phí tổng cộng khi nhu cầu đổi, không chỉ chọn mức báo giá thấp nhất hôm nay.

Tình huống minh họa

Doanh nghiệp giả định có 15 nhân sự nhưng thứ Ba chỉ có 9 người tại văn phòng. Hai nhà cung cấp báo giá theo phòng 15 chỗ và gói 10 chỗ có thêm giờ họp; nhóm cần đối chiếu năng lực, chi phí bổ sung và các ngày cao điểm trước khi chọn.

Đây là tình huống giả định nhằm giải thích phương pháp, không phải số liệu hoặc cam kết dịch vụ của 5SOffice.

Checklist trước khi quyết định

• Lấy dữ liệu hiện diện thực tế tối thiểu bốn tuần
• Đếm chỗ ngồi cố định do tính chất công việc
• Yêu cầu sơ đồ diện tích sử dụng và chỗ phụ trợ
• So sánh tổng chi phí theo cùng kỳ hạn
• Kiểm tra điều kiện mở rộng hoặc giảm quy mô

Câu hỏi thường gặp

Có thể quy đổi người ra m² chính xác không?

Chỉ có thể ước tính sơ bộ; mặt bằng và chức năng thực tế quyết định kết quả.

Vì sao doanh nghiệp hybrid dễ thuê thừa bàn?

Vì thường dùng tổng biên chế thay cho số người đồng thời có mặt và bỏ qua dao động theo ngày.

Nguồn và phương pháp biên tập

Đây là hướng dẫn quyết định và vận hành do 5SOffice biên tập từ các tình huống doanh nghiệp thường gặp, không phải khảo sát thị trường, thống kê hiệu suất hay bảng giá thực tế. Các con số minh họa là giả định; hãy thay bằng dữ liệu của doanh nghiệp trước khi áp dụng.

Gợi ý tìm hiểu dịch vụ và bước tiếp theo

Tham khảo văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ. Quyền lợi thực tế, thời hạn, phí và khả năng đáp ứng phải được xác nhận theo từng địa điểm và hợp đồng. Có thể xem thêm hệ thống văn phòng 5SOffice trước khi đặt lịch khảo sát.