Dùng logo, hình ảnh và nội dung của doanh nghiệp khác: Cần được đồng ý như thế nào?

Một đối tác có thể nhận được brochure hoặc ảnh để giới thiệu dịch vụ nhưng chưa chắc đã được phép sao chép chúng lên website riêng, chạy quảng cáo hoặc chỉnh sửa theo ý mình. Mỗi tài sản có thể gắn với quyền khác nhau: nhãn hiệu, quyền tác giả, quyền đối với hình ảnh, hợp đồng với đơn vị chụp ảnh hoặc quyền sử dụng nội dung của bên thứ ba.

Vì vậy, trước khi tải tài liệu lên website, hãy hỏi rõ: ai có quyền cho phép, tài sản nào được dùng, dùng vào mục đích gì, ở đâu và trong bao lâu?

Tách bạch các quyền cần kiểm tra

Logo và tên thương hiệu

Logo có thể là nhãn hiệu, tác phẩm mỹ thuật ứng dụng hoặc đồng thời được bảo vệ theo nhiều cơ chế. Việc được cung cấp logo để làm tài liệu bán hàng không tự động có nghĩa được dùng làm ảnh đại diện, tên miền hoặc tiêu đề quảng cáo. Cần kiểm tra văn bản cho phép và quy chuẩn nhận diện.

Ảnh tòa nhà, văn phòng và nhân sự

Ảnh có thể do doanh nghiệp, nhiếp ảnh gia, đơn vị quản lý tòa nhà hoặc bên khác sở hữu quyền. Người xuất hiện trong ảnh cũng có thể có quyền đối với hình ảnh cá nhân. Hỏi bên cung cấp ảnh về phạm vi giấy phép gốc, đặc biệt khi dùng ảnh cho quảng cáo trả phí hoặc chỉnh sửa.

Nội dung brochure và bài viết

Đoạn mô tả dịch vụ, thiết kế, infographic, video hoặc bài viết có thể được bảo hộ quyền tác giả. Ghi nguồn là việc nên làm khi phù hợp, nhưng không phải lúc nào cũng thay thế sự cho phép cần thiết. Nếu định sao chép đáng kể hoặc chỉnh sửa, hãy xin cấp quyền rõ ràng.

Xin phép bằng văn bản: nên ghi những gì?

Một email chấp thuận có thể hữu ích, nhưng nội dung cần xác định được người chấp thuận và phạm vi. Với chiến dịch dài hạn hoặc tài sản quan trọng, nên có phụ lục hợp đồng. Văn bản nên ghi:

• Danh sách tài sản cụ thể, phiên bản và file đính kèm.
• Mục đích sử dụng: giới thiệu, website, mạng xã hội, tài liệu bán hàng hay quảng cáo.
• Kênh, lãnh thổ, đối tượng và thời hạn được sử dụng.
• Được phép cắt ghép, thêm chữ, thay đổi kích thước hay không.
• Yêu cầu ghi nguồn, chú thích hoặc giữ nguyên logo.
• Quy trình duyệt trước khi phát hành và đầu mối liên hệ.
• Điều kiện thu hồi, gỡ bỏ, xử lý bản sao và nội dung đã quảng bá.
• Việc cấp quyền có độc quyền, có được cấp lại cho bên khác hay không.

Đừng chỉ xin phép bằng câu “cho dùng hình ảnh”. Hãy gửi bản xem trước để bên cấp quyền biết nội dung, bố cục, nơi hiển thị và ngữ cảnh cụ thể.

Quy trình sử dụng an toàn

1. Lập danh sách tài sản: đánh dấu logo, ảnh, nội dung, video và tài liệu nào lấy từ ai.
2. Kiểm tra quyền: hỏi bên gửi tài liệu có quyền cấp phép cho kênh sử dụng dự kiến không.
3. Xin chấp thuận: xác định mục đích, thời hạn, kênh và quyền chỉnh sửa.
4. Dùng đúng phiên bản: không tự vẽ lại logo, đổi màu hoặc gắn thương hiệu khác nếu chưa duyệt.
5. Lưu chứng cứ: lưu email, hợp đồng, tệp được duyệt và ngày cấp quyền.
6. Rà soát định kỳ: gỡ nội dung hết hạn hoặc không còn chính xác.

Nếu một ảnh được tải công khai trên Internet, điều đó không đồng nghĩa ảnh được tự do dùng thương mại. Tương tự, việc một đối tác gửi file không luôn chứng minh họ có quyền cho phép sử dụng file đó. Hỏi nguồn gốc khi chưa rõ.

Khi quyền sử dụng kết thúc

Lập danh sách các bản đăng trên website, mạng xã hội, tài liệu PDF, quảng cáo và thư viện ảnh. Dừng chiến dịch mới, gỡ hoặc thay thế nội dung theo thời hạn đã thống nhất, yêu cầu nhà cung cấp quảng cáo cập nhật nếu cần và lưu bằng chứng hoàn tất. Với nội dung đã được bên thứ ba chia sẻ, xác định nghĩa vụ xử lý tiếp theo trong hợp đồng.

Không nên tiếp tục dùng ảnh cũ chỉ vì quảng cáo đã được tạo trước khi hợp đồng hết hạn. Quyền sử dụng có thể bị giới hạn theo thời gian hoặc mục đích.

Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng logo nếu đối tác đã gửi qua Zalo không?

Việc nhận file không đồng nghĩa đã có quyền dùng cho mọi mục đích. Hãy xác nhận bằng văn bản tài sản, kênh và thời hạn được phép.

Ghi tên doanh nghiệp dưới ảnh có đủ không?

Ghi nguồn có thể là nghĩa vụ hoặc cách tôn trọng tác giả, nhưng không tự thay thế giấy phép nếu việc sử dụng cần được cho phép.

Có thể chỉnh màu hoặc cắt ảnh không?

Chỉ khi phạm vi cấp quyền cho phép hoặc chủ thể quyền chấp thuận. Việc chỉnh sửa có thể làm sai nhận diện hoặc thay đổi ý nghĩa ảnh.

Dùng nội dung do AI viết từ brochure có cần xin phép không?

Nếu đầu vào được sao chép đáng kể hoặc đầu ra sử dụng logo, ảnh, câu chữ đặc trưng hay tài liệu nội bộ, vẫn cần đánh giá quyền và điều khoản hợp đồng. Việc dùng AI không tự xóa bỏ quyền của chủ thể khác.

Tài liệu tham khảo

• Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11, được sửa đổi, bổ sung, bao gồm Luật số 131/2025/QH15.
• Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13, có quy định về quyền đối với hình ảnh cá nhân.
• Bài tổng quan về xin phép dùng thương hiệu trên website.

Thông tin này không thay thế việc kiểm tra quyền của từng tài sản cụ thể hoặc tư vấn pháp lý.