Chứng từ và sổ kế toán theo Thông tư 58/2026: Hướng dẫn thực hành

Doanh nghiệp siêu nhỏ phải mở những sổ kế toán nào?

Không có một danh mục sổ duy nhất dùng cho tất cả doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC. Danh mục cần chọn theo tổ hợp phương pháp tính thuế GTGT và TNDN tại Điều 5–8. Với nhóm tính cả hai loại thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, Điều 5 hướng dẫn dùng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S1-DNSN); các nhóm khác sử dụng những sổ chi tiết tương ứng.

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng hồ sơ đăng ký, khai thuế và phương pháp tính thuế đang áp dụng thực tế; sau đó mới lựa chọn bộ biểu mẫu. Trình tự ngược lại dễ tạo ra mẫu sổ không đủ dữ liệu cho đối chiếu.

1. Chứng từ kế toán cần quản lý ra sao?

Hóa đơn và chứng từ kế toán là căn cứ đầu vào để ghi chép. Với các trường hợp cần phản ánh chi phí, Thông tư nhắc đến hóa đơn, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn và chứng từ khác theo pháp luật kế toán, pháp luật thuế. Doanh nghiệp không nên hiểu “có bảng kê” nghĩa là mọi khoản mua không có hóa đơn đều mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ: vấn đề xác định nghĩa vụ thuế vẫn theo pháp luật thuế.

Một quy trình chứng từ phù hợp có thể gồm: tiếp nhận, kiểm tra nội dung giao dịch, phân loại doanh thu/chi phí/tài sản/công nợ, ghi sổ, phê duyệt và lưu trữ. Doanh nghiệp cần giữ thông tin nguồn để khi số liệu từ hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng và sổ nội bộ khác nhau có thể truy lại từng nghiệp vụ.

2. Bốn trường hợp lựa chọn sổ

Trường hợp	Căn cứ	Điểm ghi chép cần chú trọng
GTGT và TNDN cùng theo tỷ lệ doanh thu	Điều 5	Sổ doanh thu S1-DNSN, phân nhóm doanh thu liên quan
GTGT theo tỷ lệ doanh thu; TNDN trên thu nhập tính thuế	Điều 6	Doanh thu, chi phí, tiền, các số liệu phục vụ tính thu nhập
GTGT khấu trừ; TNDN theo tỷ lệ doanh thu	Điều 7	Doanh thu và tình hình nghĩa vụ GTGT
GTGT khấu trừ; TNDN trên thu nhập tính thuế	Điều 8	Doanh thu–chi phí, vật tư/hàng hóa, tiền, thuế GTGT

Ở Điều 8, danh mục ghi nhận các mẫu S2b-DNSN (chi tiết doanh thu, chi phí), S2c-DNSN (vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa), S2d-DNSN (chi tiết tiền) và S3b-DNSN (theo dõi nghĩa vụ thuế GTGT). Không nên tự áp danh mục Điều 8 sang Điều 5.

3. Cách ghi sổ doanh thu S1-DNSN

Mẫu S1-DNSN dành cho trường hợp Điều 5 ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và có thể phân theo nhóm hàng hóa, dịch vụ hoặc ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế. Sổ sử dụng thông tin số hiệu, ngày chứng từ, diễn giải và số tiền.

Ví dụ minh họa về cách tổ chức dữ liệu, không phải mẫu biểu thay thế mẫu chính thức:

Ngày	Chứng từ	Nhóm hoạt động	Doanh thu
05/08	Hóa đơn A	Dịch vụ	5.000.000 đồng
09/08	Hóa đơn B	Hàng hóa	3.000.000 đồng

Các số liệu trên là giả định. Khi sử dụng thực tế cần phản ánh đúng từng nhóm và tỷ lệ thuế đang áp dụng, không dùng ví dụ làm căn cứ xác định thuế phải nộp.

4. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế không thay thế hồ sơ khai thuế

Khi cơ quan thuế cung cấp thông tin thuế cần nộp thông qua hệ thống, doanh nghiệp sử dụng sổ theo Thông tư 58 để theo dõi và đối chiếu. Nếu phát hiện sai khác giữa doanh thu nội bộ, hóa đơn điện tử và thông báo thuế, cần kiểm tra chứng từ trước khi kết luận cơ quan thuế hoặc phần mềm sai.

5. Cách kiểm soát sổ theo tháng

• Đối chiếu tổng doanh thu với hóa đơn đã phát hành, điều chỉnh và hủy theo quy định.
• Đối chiếu dòng tiền với sao kê ngân hàng, tiền mặt, khoản nhận trước và khoản còn phải thu.
• Kiểm tra chứng từ mua hàng, chi phí, thanh toán và tài sản.
• Đối chiếu nghĩa vụ thuế, số đã nộp và số còn phải nộp.
• Lưu dấu vết người lập, người kiểm tra, thời điểm khóa sổ và dữ liệu xuất.

Checklist này là gợi ý quản trị nội bộ. Không được dùng để thay thế chế độ lưu trữ và chứng từ bắt buộc theo pháp luật.

6. Có được thay đổi mẫu sổ?

Điều 4 cho phép doanh nghiệp thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ và sổ để phục vụ quản lý, nhưng phải đáp ứng yêu cầu của Luật Kế toán về nội dung và khả năng kiểm tra, đối chiếu. Nên xây dựng bảng ánh xạ từ trường dữ liệu phần mềm sang các chỉ tiêu cần có trước khi chỉnh biểu mẫu.

Câu hỏi thường gặp

Có phải mua phần mềm kế toán mới?

Thông tư 58 không có nghĩa mọi doanh nghiệp phải mua một phần mềm cụ thể. Doanh nghiệp cần bảo đảm hệ thống đang dùng cung cấp được dữ liệu và biểu mẫu hợp lệ.

Có thể chỉ lưu hóa đơn mà không ghi sổ?

Không nên đánh đồng lưu hóa đơn với ghi sổ kế toán. Chế độ mới vẫn hướng dẫn sổ cho từng trường hợp.

Hộ kinh doanh có thể dùng sổ theo Thông tư 58?

Có quyền lựa chọn nếu có nhu cầu theo khoản 2 Điều 2; nhưng phải kiểm tra tính nhất quán và thời điểm áp dụng theo Điều 4.

Nguồn chính

• Thông tư 58/2026/TT-BTC – Công báo
• Toàn văn – CSDL quốc gia

Để lập biểu mẫu thực tế, hãy tải mẫu chính thức đi kèm văn bản, không tự dùng bảng minh họa trong bài làm biểu mẫu nộp cơ quan nhà nước.