SME có cần quy trình không ?
SME CÓ CẦN QUY TRÌNH KHÔNG?
✍️ Người soạn: Nguyễn Đăng Quang – Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và đánh giá hệ thống quản lý, tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp SME tại Việt Nam trong các dự án ISO 9001, ISO 27001 và cải tiến vận hành.
Tôi từng tham gia các chương trình cải tiến năng suất theo mô hình WISE của Nhật Bản, dự án cải tiến từ Samsung, và cộng tác đánh giá cho các tổ chức chứng nhận quốc tế như NQA và TUV SUD.
Cách nhìn đúng về hệ thống và quá trình cho doanh nghiệp nhỏ (ISO 9001 – Điều khoản 4.4)
📍 “Công ty nhỏ quá, làm gì cần quy trình…”
Đây là câu nói phổ biến mà nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ. Thực tế:
• Không có quy trình = mỗi người làm mỗi kiểu
• Mọi việc phụ thuộc vào 1–2 cá nhân → rủi ro nghỉ việc rất cao
• Khó mở rộng, khó đào tạo, khó bàn giao lại
➡️ Dù công ty bạn chỉ có 5–10 người, vẫn cần một hệ thống tối thiểu đủ rõ ràng để hoạt động không bị rối.
📌 Hệ thống là gì? – SME nên hiểu thế này
“Hệ thống” không phải là thứ phức tạp hay nặng nề. Trong ISO 9001:2015, điều khoản 4.4 yêu cầu bạn:
Hiểu rõ các quá trình đang vận hành – ai làm gì, khi nào, đầu ra là gì – và kết nối chúng lại để phục vụ mục tiêu chất lượng.
📌 Nói đơn giản hơn:
• Mỗi hoạt động trong công ty là một quá trình
• Quá trình này liên kết với quá trình khác
• Và tất cả phải phục vụ đúng mục tiêu: làm tốt – làm đều – làm đúng cam kết
💡 SME cần có hệ thống vì sao?
✅ Vì muốn mở rộng, bạn cần dễ đào tạo người mới
✅ Vì muốn giữ khách, bạn cần ổn định chất lượng dịch vụ
✅ Vì muốn kiểm soát, bạn cần biết “việc đang tắc ở đâu”
🧩 Một số quá trình SME nên xác định sớm:
Nhóm hoạt động | Ví dụ quá trình cần có |
Bán hàng & chăm sóc KH | Quy trình tư vấn – ký hợp đồng – hỗ trợ sau bán |
Sản phẩm/dịch vụ chính | Quy trình sản xuất, viết phần mềm, triển khai |
Hỗ trợ vận hành | Quy trình tuyển dụng, thanh toán, lưu trữ hồ sơ |
Kiểm tra & cải tiến | Quy trình xử lý phản hồi – đo lường hài lòng KH |
Chứng nhận ISO 9001 | Kế hoạch kiểm soát chất lượng |
📌 Không cần viết dài dòng – bạn có thể vẽ sơ đồ, checklist, hoặc dùng Google Sheets miễn phí.
📘 Câu chuyện thực tế – Từ “rối” đến “ổn” sau 1 tuần
Một startup công nghệ tại TP.HCM (team 7 người) chia sẻ:
“Lúc đầu, việc gì cũng hỏi nhau trên Zalo. Có lúc gửi nhầm file cho khách, có lúc lặp công việc. Sau khi vẽ sơ 3 bước: ai nhận yêu cầu – ai xử lý – ai kiểm tra – thì không còn trùng lặp nữa.”
Họ không gọi đó là hệ thống ISO – nhưng đó chính là tư duy quản lý theo quá trình (process-based thinking).
✅ SME bắt đầu từ đâu?
1. Vẽ sơ đồ 5–7 hoạt động chính trong công ty
2. Xác định ai phụ trách, đầu vào/đầu ra của mỗi việc
3. Đặt tên cho mỗi quy trình → gắn với mục tiêu chất lượng
4. Giao tiếp rõ trong team: ai làm gì, khi nào, chuyển cho ai
📌 Ghi nhớ: Không phải cứ “nhỏ” là không cần hệ thống – mà là làm vừa đủ để dễ vận hành & phát triển bền vững.
🎁 TẢI MIỄN PHÍ: Bộ template sơ đồ quá trình cho SME (bản đơn giản – dễ chỉnh sửa)
👉 https://5soffice.com.vn/vi/quan-ly.nl.html
📬 Hoặc nhắn Zalo OA “Tôi cần mẫu hệ thống SME” đến 091.203.5885
📌 5SOffice – Văn phòng & Hệ thống tinh gọn cho Startup và doanh nghiệp nhỏ
Hỗ trợ không gian – tư vấn – biểu mẫu ISO đơn giản tại TP.HCM – Hà Nội – Đà Nẵng