Thanh toán trễ hạn hợp đồng – Vì sao bạn có thể bị loại khỏi khấu trừ thuế GTGT đầu vào?

1. Quy định liên quan là gì?

Tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2025) hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, Điều 26 quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. 

Cụ thể:

• Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa/dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT). 
• Trường hợp mua trả chậm, trả góp: nếu đến hạn thanh toán mà vẫn không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì cơ sở phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đối với phần đó. 

---

2. Doanh nghiệp thuê văn phòng – vì sao cần đặc biệt lưu ý?

Nếu bạn là một doanh nghiệp thuê văn phòng (như các khách hàng tại 5SOffice), có thể bạn thường sử dụng dịch vụ thuê ngoài, thanh toán hàng hóa/dịch vụ nhỏ lẻ, hoặc giao dịch nhiều lần – những điều kiện dễ gây rủi ro bị loại khấu trừ thuế:

• Thanh toán trễ hạn hợp đồng → không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đúng thời hạn → không được khấu trừ phần thuế GTGT.
• Dịch vụ nhỏ lẻ nhiều lần trong ngày, tổng giá trị vượt 5 triệu đồng → vẫn phải có thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ. 
• Hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ chưa hoàn thành thanh toán nhưng vẫn kê khấu trừ → khi đến thời hạn thanh toán mà không có chứng từ phù hợp sẽ phải điều chỉnh giảm thuế đầu vào.

3. Vì sao thanh toán trễ hạn hợp đồng dẫn tới bị loại khỏi khấu trừ?

• Vì không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đúng thời điểm như quy định.
• Vì hợp đồng thanh toán trễ là dấu hiệu không minh bạch – cơ quan thuế có thể xem là chi phí không đáp ứng điều kiện hợp lệ để khấu trừ.
• Vì nếu không có chứng từ thanh toán được ghi nhận → chi phí mua vào bị loại khỏi diện khấu trừ → dẫn tới tăng thuế GTGT phải nộp hoặc giảm lợi ích thuế.
• Thanh toán trễ hạn còn có thể ảnh hưởng tới dòng tiền công ty, khả năng thanh toán, và dẫn đến rủi ro kiểm toán, phạt vi phạm thuế.

4. Hướng dẫn cho doanh nghiệp – “Check‑list” cần thực hiện

Để tránh bị loại khỏi khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan đến thanh toán trễ hạn hợp đồng, doanh nghiệp bạn nên:

• Rà soát tất cả hợp đồng mua hàng/dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) xem hình thức thanh toán là gì.
• Đảm bảo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt – chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, chứng từ hợp pháp khác.
• Kiểm tra xem hợp đồng có điều khoản thanh toán trễ hoặc trả góp, trả chậm → nếu có, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi đến hạn.
• Thiết lập quy chế nội bộ, phân rõ trách nhiệm kế toán, thanh toán – để tránh việc “đến thời hạn mà không có chứng từ”.
• Khi phát hiện đã thanh toán trễ hoặc không có chứng từ phù hợp → doanh nghiệp cần kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào phần không đáp ứng điều kiện, chứ không mạo kê khấu trừ hợp lệ.

5. Không thanh toán trễ hạn hợp đồng.

Việc thanh toán trễ hạn hợp đồng không chỉ là vấn đề về hợp đồng – mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đối với doanh nghiệp thuê văn phòng hoặc sử dụng dịch vụ thuê ngoài – việc chuẩn bị chứng từ thanh toán, xác định đúng thời điểm và kiểm soát nội bộ là tối quan trọng để đảm bảo quyền lợi thuế.

Hãy hành động sớm để tránh bị loại khỏi khấu trừ – tối ưu hóa chi phí thuế và bảo vệ dòng tiền doanh nghiệp.

5SOffice – Hỗ trợ doanh nghiệp SME & startup

Tại 5SOffice, chúng tôi không chỉ cung cấp văn phòng thuê – mà còn đồng hành cùng bạn trong việc hoàn thiện pháp lý, tài chính – thuế:

• Tư vấn khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Nghị định 181/2025.
• Kết nối dịch vụ kế toán – thuế chuẩn mực.
• Hỗ trợ xây dựng quy chế thanh toán nội bộ, đào tạo đội ngũ kế toán nhỏ.

📞 Hotline: 091 203 5885

🌐 Zalo OA: https://zalo.me/203836667793850850