CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG – CÓ PHẢI CHỈ ĐỂ TREO TƯỜNG?

✍️ Người soạn: Nguyễn Đăng Quang – Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và đánh giá hệ thống quản lý, tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp SME tại Việt Nam trong các dự án ISO 9001, ISO 27001 và cải tiến vận hành.

Tôi từng tham gia các chương trình cải tiến năng suất theo mô hình WISE của Nhật Bản, dự án cải tiến từ Samsung, và cộng tác đánh giá cho các tổ chức chứng nhận quốc tế như NQA và TUV SUD.

Doanh nghiệp nhỏ viết chính sách chất lượng như thế nào là đủ và hiệu quả? (ISO 9001 – Điều khoản 5.2)

📍 “Tôi không biết viết chính sách chất lượng là gì, nghe to tát quá…”

Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ cho rằng “chính sách chất lượng là chuyện của công ty lớn”.

Thực tế thì không.

ISO 9001 yêu cầu mọi doanh nghiệp – dù nhỏ – đều cần có chính sách chất lượng để thể hiện rõ:

Bạn cam kết điều gì với khách hàng – và bạn hướng đội ngũ đi theo điều gì.

💡 SME cần chính sách chất lượng để làm gì?

• ✅ Tạo sự đồng thuận nội bộ: mọi người cùng hướng đến một tiêu chuẩn

• ✅ Giao tiếp với khách hàng và đối tác: “đây là điều chúng tôi cam kết”

• ✅ Là căn cứ để thiết lập các mục tiêu đo lường và cải tiến

• ✅ Là phần bắt buộc nếu bạn muốn đạt hoặc duy trì chứng nhận ISO

📘 Chính sách chất lượng – không cần dài dòng

Một chính sách chất lượng hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ cần:

1. Ngắn gọn – dễ hiểu – dễ nhớ

2. Nói rõ:

• Công ty bạn hướng đến điều gì về chất lượng

• Cam kết với khách hàng

• Cam kết tuân thủ & cải tiến liên tục
• Hướng tới chứng nhận ISO 9001

📌 Mẫu chính sách chất lượng đơn giản cho SME

“Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm/dịch vụ đúng yêu cầu, đúng thời hạn, luôn lắng nghe phản hồi để cải tiến liên tục.

Tập thể công ty cam kết tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng và hướng đến sự hài lòng của khách hàng.”

📍 Có thể in treo tại nơi làm việc, đưa vào tài liệu onboarding cho nhân viên, hoặc trình bày trên website.

🧠 Ví dụ thực tế từ một công ty thiết kế nội thất 12 người:

“Chính sách chất lượng giúp nhân viên mới hiểu ngay điều công ty ưu tiên là gì: đúng tiến độ – giao hàng chuẩn – làm việc minh bạch. Trước kia không có, ai cũng hiểu theo cách riêng. Bây giờ chỉ cần 1 câu là đủ định hướng.”

🧭 SME cần làm gì để hoàn thiện phần này?

1. Viết chính sách trên 1 trang A4

2. Trình bày rõ ràng, dễ đọc, dán tại văn phòng hoặc gắn trên trang “Giới thiệu” của web

3. Truyền đạt cho nhân viên (trong buổi onboarding hoặc họp đầu kỳ)

4. Định kỳ xem lại để đảm bảo còn phù hợp

🔁 Câu hỏi gợi ý khi viết chính sách:

• Khách hàng kỳ vọng điều gì nhất từ sản phẩm/dịch vụ của bạn?

• Bạn muốn đội ngũ cam kết điều gì trong công việc?

• Bạn có sẵn sàng cải tiến nếu khách hàng chưa hài lòng?

• Có điều gì bạn luôn ưu tiên trong mọi tình huống?

✅ Kết luận

Điều khoản 5.2 – Chính sách chất lượng không yêu cầu văn bản đẹp đẽ – mà yêu cầu sự rõ ràng, nhất quán, thực tế và có thể áp dụng.

Chính sách tốt không để trưng bày – mà để mọi người “làm đúng” mỗi ngày.

🎁 TẢI MIỄN PHÍ: Bộ template “Chính sách chất lượng” đơn giản, chuẩn ISO – dành riêng cho SME

👉 https://5soffice.com.vn/vi/quan-ly.nl.html

📬 Hoặc nhắn Zalo OA “Tôi cần mẫu chính sách chất lượng ISO” đến 091.203.5885

📌 5SOffice – Văn phòng tinh gọn & giải pháp hệ thống cho doanh nghiệp nhỏ

Phù hợp với startup và SMEs dưới 20 người tại TP.HCM – Hà Nội – Đà Nẵng