AI LÀM GÌ – AI CHỊU TRÁCH NHIỆM GÌ?

✍️ Người soạn: Nguyễn Đăng Quang – Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và đánh giá hệ thống quản lý, tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp SME tại Việt Nam trong các dự án ISO 9001, ISO 27001 và cải tiến vận hành.

Tôi từng tham gia các chương trình cải tiến năng suất theo mô hình WISE của Nhật Bản, dự án cải tiến từ Samsung, và cộng tác đánh giá cho các tổ chức chứng nhận quốc tế như NQA và TUV SUD.

Làm rõ vai trò – trách nhiệm – quyền hạn trong doanh nghiệp nhỏ (ISO 9001 – Điều khoản 5.3)

📍 “Việc này ai phụ trách?” – “Chắc là… ai rảnh thì làm?”

Nếu bạn từng nghe những câu này trong công ty, thì có thể vấn đề không nằm ở nhân viên – mà nằm ở vai trò và trách nhiệm chưa rõ ràng.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ vận hành theo kiểu “mạnh ai nấy làm” → dẫn đến:

• Đùn đẩy việc

• Sai sót không ai nhận trách nhiệm

• Mỗi người làm theo cách riêng → kết quả không đồng đều

📌 Điều khoản 5.3 của ISO 9001 giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng cách:

Phân định rõ ai làm gì – chịu trách nhiệm gì – có quyền hạn đến đâu.

💡 Vì sao vai trò & trách nhiệm rõ ràng rất quan trọng với SME?

✅ Vì đội ngũ nhỏ, nên mỗi người thường đảm nhiệm nhiều việc

✅ Nếu không làm rõ, sẽ xảy ra:

• Việc rơi vào “khoảng trống trách nhiệm”

• Mất thời gian vì hỏi nhau hoài

• Không biết ai có quyền quyết định khi cần gấp

✅ Nếu làm rõ từ đầu:

• Mỗi người tự chủ hơn

• Dễ dàng bàn giao khi thay đổi nhân sự

• Lãnh đạo không bị “kẹt” trong từng quyết định nhỏ

📘 Gợi ý đơn giản cho SME: Dùng Bảng mô tả vai trò & trách nhiệm

Không cần tài liệu dày, bạn chỉ cần bảng như sau:

🧠 Tình huống thực tế: Startup 10 người “vỡ trận” vì không phân vai

Một công ty phần mềm tại TP.HCM từng gặp rắc rối khi khách hàng phản ánh trễ deadline.

Lỗi không hẳn do ai cả – chỉ vì:

• Người A nhận task nhưng tưởng người B theo dõi

• Người B đợi xác nhận từ sếp nhưng không ai báo

➡️ Kết quả: trễ hạn – mất hợp đồng – nội bộ căng thẳng

Sau khi đưa vào bảng phân vai đơn giản, chỉ trong 1 tuần, mọi việc trơn tru hơn:

✅ Nhân viên chủ động hơn

✅ Không cần sếp duyệt mọi thứ

✅ Khách hàng được phản hồi nhanh hơn

🧩 Gợi ý nhanh cho SME bắt đầu:

1. Liệt kê 5–7 vị trí chính trong công ty

2. Ghi nhanh mỗi người đang làm gì (có thể hỏi trực tiếp)

3. Đối chiếu xem có chồng chéo, rỗng trách nhiệm không

4. Thiết lập bảng mô tả vai trò – chia sẻ trong cuộc họp nội bộ

✅ Tổng kết

Điều khoản 5.3 không chỉ để “làm hồ sơ ISO”.

Mà là cách để doanh nghiệp nhỏ giảm hỗn loạn – tăng tính chủ động – và phân quyền hiệu quả.

“Khi ai cũng biết mình phải làm gì – cả công ty chạy nhanh mà không cần sếp có mặt suốt.”

🎁 TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng phân vai trách nhiệm – dành riêng cho SME

👉 https://5soffice.com.vn/vi/quan-ly.nl.html

📬 Hoặc nhắn Zalo OA (https://zalo.me/203836667793850850) “Tôi cần mẫu phân vai ISO” đến 091.203.5885

📌 5SOffice – Hệ thống tinh gọn cho doanh nghiệp nhỏ & startup dưới 20 người

Văn phòng thông minh, biểu mẫu quản lý, cộng đồng chia sẻ tại TP.HCM – Hà Nội – Đà Nẵng